Cómo ordenar la mesa de trabajo para relajar los niveles de estrés (y aumentar los de productividad)

sábado, junio 26, 2021

Un escritorio minimalista y ordenado evita distracciones en todos los sentidos. He aquí las recomendaciones expertas para ordenarlo de manera fácil

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Prácticamente lo dice la ciencia: las personas que trabajan en escritorios desordenados pueden ser menos eficientes y tener mayores niveles de frustración y estrés. Evidentemente siempre hay excepciones -y grandes genios trabajando en espacios desordenados-, pero son varios los estudios que han podido comprobar esta teoría. Ponemos un ejemplo: el de Harvard Business Review en el que expusieron a más de 100 estudiantes a dos ambientes de oficina opuestos -uno ordenado y otro lleno de papeles y tazas de café- y en el que se confirmó que los escritorios desordenados elevan los niveles de frustación, cansancio y eficiencia ante tareas desafiantes. Es cierto que hay otras investigaciones que afirman que la creatividad surge precisamente en espacios desordenados, pero si nos focalizamos en la productividad y, sobre todo, en el bienestar emocional durante nuestra jornada de trabajo, tener un escritorio ordenado siempre va a ayudar.

Así nos lo explica José R. García arquitecto de interiores del estudio de interiorismo de Dimensi-ON “Una mesa ordenada evita distracciones y facilita la concentración. Encontrar las cosas más fácilmente y solo tener el elemento que estamos usando en ese momento nos ayuda a concentrarnos. El orden y limpieza de artículos sobre la mesa nos produce paz y una forma de evitar el estrés”, expone.

El exceso de cosas sobre la mesa de trabajo no es solo incómodo desde el punto de vista meramente físico y funcional. A nivel cognitivo supone un exceso de estímulos que, tal y como afirma el experto de Dimension-ON, ocasiona caos mental. Y ese caos mental implica cosas como: no saber por dónde empezar, sensación de que el trabajo nunca se acaba, impide o complica encontrar lo que necesitamos y pérdida de tiempo

Lo dicen los expertos: mantener un espacio de trabajo armónico y ordenado evita distracciones y ayuda a focalizar, por lo que merece la pena invertir unos minutos tras la jornada laboral para recoger y dejarlo todo listo para el día siguiente. Se trata de limpiar y recoger el espacio de trabajo y convertirlo en un hábito. Para facilitar esta tarea, reducir el número de objetos que se tienen sobre la mesa ayuda mucho.

El experto de Dimensi-ON insiste en la importancia de crear espacios de almacenaje en nuestra mesa de trabajo para facilitar ese orden. Eso sí, esa forma de almacenar dependerá también del trabajo que realices, por lo que elegir si almacenas en vertical o en horizontal es importante: ”Hay determinados puestos de trabajo que manejan más documentación que otros. Para los que utilizan o almacenan papel pueden adquirir bandejas, organizadores de separadores verticales o un módulo de clasificación”, explica. Todo depende de cómo necesites acceder a esos documentos: en ocasiones es más fácil almacenar los documentos uno encima de otro en bandejas o en cajones y otras en módulos más alargados que permitan colocarlos de forma vertical.

José R. García, haciendo referencia al método Marie Kondo, afirma que lo primero de todo para empezar a ordenar la mesa de trabajo es “desechar cosas. Deshacerte de lo que no uses, no quieras o no hayas echado en falta. Una vez te hayas desecho de cosas y hayas aligerado tu espacio de trabajo, entonces, ordena los objetos por categorías”, afirma.

“El papel genera desorden y cada vez debemos ser más conscientes de usar menos papel, ya sea por nuestro desorden o por ayudar al cambio climático. Empieza a usar más elementos digitales o los servidores digitales (nubes)” , afirma el experto. Otra alternativa es empezar a sustituir las agendas tradicionales, calendarios y planificadores por aplicaciones como Notion ,Asana o incluso, usar las opciones de calendario y agenda que ofrece Gmail.

Para gustos, colores, pero conviene recordar que en los principios básicos de la colorterapia el blanco es un color que genera ambientes tranquilos y aporta una amplitud visual que favorece la concentración.

No solo de orden en la mesa de trabajo vive nuestro bienestar emocional, “Tener la pantalla del escritorio desordenada también nos causará estrés”, apunta José. Y es que reducir el número de iconos y accesos directos y organizar los archivos por carpetas, ahorra tiempo a la hora de encontrar información y mucho estrés a la hora de buscar. Por no hablar de la paz mental que aporta iniciar el ordenador y no perderse en un escritorio saturado de pequeños iconos.

Texto original publicado en la Revista VOGUE