¿Por qué es importante para la universidad contar con una Oficina de Proyectos?

martes, febrero 26, 2019

El investigador necesita, valga la redundancia, tiempo para investigar, para crear, para innovar, para guiar y cumplir con las exigencias de todos los días en manejo de su equipo y escritura de artículos. Una Oficina de Proyectos, puede dar seguimiento en etapas importantes en la gestión financiera de un equipo de investigación promoviendo un “Gold Standard” simplificado: al inicio del proyecto, control recurrente, retroalimentación y cierre.

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El hacer ciencia significa buscar la verdad a partir de una interrogante, del cuestionarse por la ausencia de conocimiento o de procesos e incluso desmentir falsas interpretaciones, estableciendo un método lógico que permita saber que el resultado existe y es replicable. Esto genera las bases para la generación de nuevas preguntas y la evolución constante del conocimiento.

En la actualidad, un equipo multidisciplinario prima para el desarrollo científico. El investigador necesita ser colaborativo dentro y fuera de una institución, vinculando a su trabajo el apoyo de áreas como la comunicación, gestión de personal y recursos. Si el investigador no tiene éste apoyo para poder llevar adelante a su equipo y labor, se podrá ver rápidamente abrumado por trámites administrativos mitigando su capacidad creativa, la de plantearse preguntas, la de desarrollar ciencia y buscar conocimiento.

Muchas veces los científicos se pueden ver demorados en su producción de conocimiento, solicitando permisos, gestionando sus recursos económicos, presentando informes, entre otros. Al entrar por esa puerta, la del exceso de burocracia, sólo lleva al investigador a pasar tiempo cumpliendo con muchos procesos engorrosos que no optimizan su trabajo.

El desarrollar un sistema que ayude a la producción óptima de la investigación es un reto institucional. Las universidades cuya producción es la más alta, han generado estrategias que facilitan el trabajo del científico. Ecuador debe implementar y generalizar rápidamente nuevas herramientas para la ayuda de la gestión en ciencia. Un ejemplo es la organización de un Departamento u Oficina de Proyectos. Esta debe contar con personal capacitado para apoyar todas las fases de la investigación, desde la búsqueda de financiamiento, ayuda en la escritura de proyectos, manejo de pedidos, adquisiciones e incluso en la organización de eventos de divulgación o cursos. Todo esto puede ser un reto, sin embargo, es necesario dar ese salto, hacia el acercamiento multidisciplinario del equipo de investigación y así permitir que el científico potencie sus capacidades en su área de estudio.

De la USFQ viene una historia de éxito: su Oficina de Proyectos. Esta se inició en el año 2003 con proyectos de investigación de Gabriel Trueba,  luego potenciada bajo la Dirección de Diego Quiroga, la cual fue creciendo con los años. En la actualidad, esta oficina es una parte fundamental y esencial en la USFQ y ha acompañado a muchos científicos a publicar en revistas de impacto mundial y facilitando la difusión de su trabajo a la sociedad.

Cabe redundar que el investigador necesita tiempo para investigar, para crear, para innovar, para guiar y cumplir con las exigencias de todos los días en manejo de su equipo y escritura de artículos. Una Oficina de Proyectos, puede dar seguimiento en etapas importantes en la gestión financiera de un equipo de investigación promoviendo un “Gold Standard” simplificado: al inicio del proyecto, control recurrente, retroalimentación y cierre.

La etapa inicial, consta de una ayuda para encontrar financiamiento, luego si el investigador se hacer acreedor, la Oficina de Proyectos puede tratar los temas administrativos y definición de presupuestos y brindar apoyo en la entrega de documentos a las autoridades competentes a nivel nacional o internacional. De igual manera, si es necesario firmar acuerdos, la oficina puede entregar los respaldos que formalicen dichos aportes. De igual manera se puede proveer de una introducción a este proceso para los investigadores beneficiados por primera vez o que necesiten apoyo en la etapa inicial.

El control recurrente ayuda al investigador a realizar con dinamismo, flexibilidad y seguridad el gasto de su financiamiento. A través de un mecanismo unificado de gestión por proyecto, por ejemplo, un centro de costos se puede registrar todo el movimiento que se realice dentro de un tiempo acordado, brindando el debido asesoramiento a Decanos, Profesores, Investigadores, Coordinadores, Asistentes y Auxiliares. En esta etapa se brinda asesoría sobre los procesos que deben realizar en el transcurso de la compra, pago a asistentes, proveedores, actividades de Registro Único de Contribuyentes (RUC), impuestos, pagos, compras, servicios o docencias en el exterior, cómo llenar formularios, cómo generar un anticipo.

Inquietudes como ¿qué me beneficia más, solicitar un anticipo o pagar directamente con mis fondos propios? ¿Cómo reporto mis gastos sin son consumos en el exterior? ¿Cómo reporto mis gastos si se realiza compras con mis fondos propios? ¿Cómo deben llenarse las facturas si voy a realizar un reembolso de gastos? ¿Cuál es el tiempo de entrega de un reembolso? ¿Cuál es el tiempo de entrega si solicito un anticipo? ¿Qué sucede si no realizo a tiempo un reembolso y las facturas caducan? En esta etapa, la atención personalizada es muy importante ya que el interlocutor de la Oficina de Proyectos es parte del equipo de investigación, facilitando una comunicación permanente en mutua confianza y consejo profesional desde vía telefónica a visitas en las instalaciones del proyecto o evento.

La etapa final y no menos importante es la retroalimentación y cierre. Esta se define por la preparación y presentación de reportes, informes y documentación requeridos por el investigador y los entes externos en los formatos establecidos nacionales e internacionales.

Una Oficina de Proyectos para investigación se diferencia de un sistema central porque un asesor puede ser asignado directamente al tema de investigación y sea un apoyo en su desarrollo con la posibilidad de un trabajo menos administrativo y directo. El asesor debe estar 100% capacitado y proporcionar la información de manera adecuada, rápida y con la mejor atención.  De igual manera, el desarrollo de eventos y cursos son una manera de generar fondos para investigación y divulgación científica, todos estos pueden ser canalizados por la Oficina de Proyectos.

La idea de poder agilitar el proceso de la investigación y gestión de fondos a través de una Oficina de Proyectos es clave para el desarrollo institucional, convirtiéndose en una estrategia indispensable para la generación de ciencia de alto nivel tan necesaria para nuestro país.