E-learning: una estrategia de capacitación para la optimización de recursos

jueves, septiembre 22, 2016

El uso del E-learning para la capacitación o para la enseñanza universitaria, rompe el paradigma que se tiene con respecto a la educación. En las universidades, por ejemplo, se utiliza este sistema para programas de posgrado o de educación continua. Si bien es cierto que la capacitación presencial tiene sus ventajas, lo que se podría […]

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El uso del E-learning para la capacitación o para la enseñanza universitaria, rompe el paradigma que se tiene con respecto a la educación. En las universidades, por ejemplo, se utiliza este sistema para programas de posgrado o de educación continua. Si bien es cierto que la capacitación presencial tiene sus ventajas, lo que se podría hacer es optar por una combinación de las dos modalidades que pueden ser un complemento, porque detrás de este tipo de capacitación está una persona que monitorea el programa y que da la asesoría en línea. Esto puede ser utilizado en tiempos sincrónicos y diacrónicos según los requerimientos de la organización. En ese sentido, poco a poco este sistema se generaliza y rompe paradigmas.

La Universidad Ecotec, realizó un estudio en un banco privado en Guayaquil, con la finalidad de realizar un contraste entre la capacitación tradicional versus la capacitación con herramientas tecnológicas. El estudio estuvo enfocado en la optimización de recursos económicos, en relación al número de personas a los que se desea llegar. Al ser un banco que trabaja en diferentes ciudades de la Costa se consideró que el E- learning, también conocido como E- training, permite reducir costos y optimizar la inversión abarcando mayor número de personas capacitadas sin tener las limitaciones de horarios y logística propia de la capacitación tradicional, para ello es necesario la implementación de las nuevas plataformas virtuales que permiten que todo esté en línea y se complementa con recursos multimedia como videos, links instructivos, etc.

En el análisis, existe por un lado el factor económico, en relación al valor de lo que representa una capacitación tradicional, se incurre -en el mejor de los casos- en gastos de hospedaje, de movilización, de alimentación, de honorarios de los capacitadores; así como la cobertura económica de los trabajadores que se movilizan de las diferentes sucursales. Como se observa, cada vez se incrementa los rubros de gastos en capacitación, material didáctico, certificaciones, etc.

Por otro lado, uno de los impedimentos frecuentes es ocupar el tiempo libre de los colaboradores porque no siempre están dispuestos a utilizar sus fines de semana en estas actividades y lo que se logra es la insatisfacción de los trabajadores, más que la capacitación en sí.

Después de este análisis se pudo comprobar que los costos bajan significativamente al adquirir la plataforma y luego se paga un valor anual por el mantenimiento. Por ejemplo, el instructor prepara un módulo de educación financiera, sube al sistema todos los recursos que se requieren y esa misma capacitación se la puede replicar en cualquier otra ciudad y el colaborador puede disponer de ella en su tiempo libre. Entonces se eliminan el problema de la disponibilidad de tiempo y permite -incluso- evaluar al trabajador. Lógicamente las personas de recursos humanos, que están a cargo de capacitación, realizan un seguimiento a través de la misma plataforma. En ese sentido, el E- learning facilita las actividades, trae beneficios tanto para la institución como para los trabajadores.

A pesar de ser también un tema que se utiliza en la educación, no es bueno insertarlo totalmente, debe tener un proceso de implementación sistemática hasta que el público objetivo se adapte, porque romper el esquema de la persona que está acostumbrada a las capacitaciones de forma física le cuesta adaptarse a los nuevos procesos de aprendizaje y de enseñanza.

El E-learning es importante para los trabajadores porque acumulan capacitaciones en su formación y enriquecen su hoja de vida. Pero además pueden buscar nuevas formas de aprendizaje como las MOOC’s, que no son otra cosa que sistemas de educación en línea, que, aunque no entregan un certificado, su misión es enriquecer de conocimientos al usuario. En ese sentido, esto puede ser visto de forma positiva por el personal de recursos humanos de las empresas porque le da un valor agregado al individuo al observar cómo aprovecha sus capacidades y más aún si no está obligado a tomar un curso. En un momento dado si el trabajador espera recibir las capacitaciones que por obligación le toca seguir puede limitarse y la empresa pierde grandes talentos.

Lo importante del E-learning, es la forma cómo se preparan los módulos. Se requiere instructores que tenga experiencia en la parte educativa, porque tiene que ser presentado con un material didáctico, muy bien enfocado, con objetivos claros de aprendizaje y con sistemas de evaluación. Tampoco se trata de improvisar. Los técnicos manejan las herramientas, pero siempre atrás de eso debe haber una persona experta en el tema. Incluso requiere una preparación más al detalle que un proceso de enseñanza presencial.

Además, es un reto enorme mantener y captar la atención de la gente a la que se capacita. Por ejemplo, como académica he preparado módulos en el área de recursos humanos a través de una plataforma que se maneja en la Universidad Ecotec. Preparo mis clases, hago toda la programación e implemento herramientas multimedia. Pero cuando tengo a los estudiantes de forma presencial les doy todas las indicaciones, pero cuando se trata de hacerlo virtualmente tengo que imaginar a los estudiantes y cambiar lo presencial por lo multimedia. Tengo que hacer instrucciones de tareas detalladas porque no estoy cerca para explicar las cosas. En ese sentido, tiene que ser una instrucción muy clara, muy bien definida, paso a paso sobre lo que el estudiante requiere. A pesar de que se implementa con foros, con charlas y existe la posibilidad de que el participante deje comentarios y exista retroalimentación, se debe plantear que el nivel de inquietudes sea mínimo, porque al existir demasiadas preguntas significa que el material no es lo suficientemente didáctico y claro.

El sistema de E-learning permite que se programen tiempos de apertura y de cierre. Lo más importante al inicio de un curso virtual es dar instrucciones claras que engloben una explicación de cómo va ser el proceso de capacitación del módulo. El estudiante está consciente que tiene que dedicarle una cantidad de tiempo. Si es un curso que va a durar un mes, uno planifica el tiempo de la capacitación y no se le sobrecarga de actividades porque sabemos que son personas que tienen otras actividades y no están dedicadas a 100%. Entonces se calcula la tarea para dos o tres días y luego el programa se cierra. Se trabaja con situaciones de presión para ayudar a que persona se discipline. Por eso haya que ser clara desde el inicio en los tiempos.