¿Y cómo prevenir en comunicación?

lunes, junio 20, 2016

“Prevenir antes que lamentar”, así reza un conocido refrán popular, utilizado en varias circunstancias y en diferentes entornos. Aplicar su contenido, he ahí el dilema al momento de la verdad. Cuando nos referimos a la prevención en el área de Comunicación, muchos lo asocian con “pensar antes de hablar o escribir”, y si bien es […]

Tiempo de lectura: 2 minutos

“Prevenir antes que lamentar”, así reza un conocido refrán popular, utilizado en varias circunstancias y en diferentes entornos. Aplicar su contenido, he ahí el dilema al momento de la verdad.

Cuando nos referimos a la prevención en el área de Comunicación, muchos lo asocian con “pensar antes de hablar o escribir”, y si bien es cierto que varios investigadores y especialistas en el área hacen esta recomendación, la verdad es que nos quedaríamos cortos con la aplicación, pues hay mucho más que solo codificar contenidos, escoger medios para crear, enviar y retroalimentar un mensaje.

En las organizaciones, la comunicación no solo debe concebirse para transmitir y compartir información, delegar funciones, suministrar datos o motivar e instruir al personal. El área de Comunicación en las corporaciones, debe establecer parámetros de acción en todos los sectores, que sean socializados y a su vez aplicados por todos y cada uno de sus colaboradores, desde el momento de la misma inducción al momento en que se ingresa a una empresa, hasta las tareas en el día a día, que permitirán que los individuos se comprometan y sientan que su quehacer diario está construyendo cimientos sólidos ante cualquier eventualidad.

Los accidentes, incidentes o desastres son algunas de las calamidades que toda empresa debería considerar al momento de elaborar un Plan de Comunicación, pues no solo se determinan parámetros para actuar en las mejores condiciones, sino más bien, que aquellas situaciones inesperadas, permitirán demostrar cuán bien o ineficiente es la reacción comunicacional de una organización.

En comunicación hay que tener la iniciativa de estar preparados para todo, adelantándonos a los acontecimientos, incluidos aquellos que en algún momento parecerían imposibles de suceder. La investigación permanente del entorno empresarial, de la dinámica de los diferentes stakeholders, y ahora hasta el lidiar con un planeta enfermo, nos obliga a estar pendientes del tiempo y de las catástrofes naturales que podrían suscitarse, y que en algún momento nos lleven a reaccionar eficientemente, por haber prevenido de forma consecuente, disciplinada y formal, antes que tener que aplicar paliativos temporales.

Un incendio, la fuga de productos peligrosos, una huelga descontrolada, son algunas de las tantas emergencias que también el área de comunicación debe tomar en cuenta al momento de elaborar sus estrategias comunicacionales y decidir los mejores caminos para informar a sus clientes internos y externos, enfrentando todo tipo de avalancha de medios que se pueda presentar.

¿Y cómo prevenir en comunicación? Luego de haber determinado aquellas situaciones de crisis que podrían afectar a la empresa, el diseño del plan nace desde escoger a los actores que participarán en el proceso, escoger los medios más recursivos para cada ocasión, elaborar programas de entrenamiento, hasta diseñar formularios amigables que permitan una supervisión y evaluación constante y ordenada. No olvidemos que cada empresa es un mundo diferente y, por lo tanto, cada aplicación se deberá acomodar a las circunstancias.

La eficiencia y calidad comunicacional de una empresa radica en orientar acciones hacia objetivos claramente definidos y que a la vez sean oportunos, incluyendo dentro de las metas, el entrenamiento para actuar ante situaciones de crisis y no solo cuando el barco se encuentra en aguas calmadas.