Es muy común tener una reunión de trabajo para organizar las actividades que realizamos dentro de una organización, el problema radica cuando nos atestamos de muchas reuniones que no aportan ningún valor a nuestro trabajo y más bien representan una pérdida de tiempo en las acciones que tenemos que realizar.
Existen muchos principios para tener reuniones productivas y varían según diferentes expertos del tema y áreas de conocimiento.
Las siguientes son las claves para evitar reuniones laborales improductivas y que deriven en pérdidas de tiempo. En este apartado vamos a analizar seis principios que son relevantes para aprender a gestionar nuestro tiempo de manera adecuada:
- Definir un propósito: cada reunión debe tener un objetivo claro, una razón para celebrarla, antes de programar una reunión y de invitar a los participantes, hazte esta pregunta, ¿qué resultado quiero de esta reunión?
- Establecer el tiempo: especificar cuánto debería durar la reunión, no hay normas específicas para medir la duración apropiada, pero sí hay una regla básica para casi todas las reuniones, “cuanto más corta sea, mejor”.
- Precisar el orden del día: un listado de temas que los asistentes puedan seguir durante la reunión, su objetivo es dirigir el curso de la reunión y evitar pérdidas de tiempo.
- Preparar la reunión: antes de presentarse a la reunión, los participantes deben preparar sus preguntas y analizar cómo pueden ser útiles para los demás.
Atender en la reunión: si los asistentes están centrados, no se desvían del objetivo y están implicados e involucrados durante la reunión, escuchan, están atentos y evitan hacer varias cosas a la vez. - Delegar el liderazgo: hay que especificar, quién dirige la reunión, el líder puede ser un ejecutivo, un gerente o un facilitador previamente designado, ayuda a no perder el rumbo, a cumplir con el objetivo y se encarga de que la reunión empiece y acabe puntualmente, es quien se encarga de que se siga la programación y ayuda a los demás a prepararse y a mantener la atención.
No hay ningún estilo de reunión que sea perfecto; siempre es conveniente combinar estilos para poder alcanzar los resultados que un equipo necesita.
Las reuniones se las puede establecer según su periodicidad: podemos dividirlas en reuniones diarias, semanales, mensuales y anuales. En el caso de los encuentros diarios pueden tener muchos formatos. También se les suelen llamar reuniones de pie, de Scrum, o incluso reuniones para informes diarios, cuyo propósito es ser rápidas y concisas.
En cambio, las reuniones semanales suelen ser más formales, con todos alrededor de la mesa o mediante una video llamada con todo el equipo. Su propósito va más allá de una reunión informativa, se trata de una colaboración y coordinación de esfuerzos.
Las reuniones mensuales o anuales, que por lo general están más dedicadas a la formación. Algunas empresas las llaman “retiros” o “días de formación”, y su propósito suele ser anunciar o desarrollar un proyecto importante, o brindarle formación y preparación al equipo.